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Benvenuto all'introduzione a Smartsheet
Smartsheet è un'applicazione unica on-line
progettata per aiutarti a monitorare qualsiasi tipo di lavoro.
Al centro di Smartsheet c'è un foglio,
è flessibile e facile da usare come un foglio di calcolo,
ma un foglio Smartsheet è molto più potente.
Smartsheet è on line, fa parte della nuvola informatica
progettata per un rapido e facile accesso e la collaborazione.
Viene gestita una sola copia dei tuoi dati e il tuo team può vederlo e
modificarlo al tempo stesso da qualsiasi computer, smartphone o iPad.
Ora qualsiasi foglio di calcolo tipico avrà delle
colonne denominate A, B, C, e così via.
Ma con Smartsheet, le colonne vengono trattate in modo diverso.
Ciascuna colonna porta un nome e ha uno scopo specifico
come un elenco aggiornato o lo stato del monitoraggio.
È possibile spostare una colonna in qualsiasi ordine e Smartsheet
conserva perfettamente le informazioni e le dipendenze.
Smartsheet ha anche molte caratteristiche potenti
che non esistono proprio nei fogli di calcolo tradizionali.
Ad esempio, si possono facilmente memorizzare dei file
e accedervi direttamente all'interno di Smartsheet.
È anche possibile evidenziare le modifiche recenti
entro un certo periodo di tempo
e tenere traccia di tali modifiche.
In Smartsheet, ciascuna funzionalità e ciascun strumento è progettato per funzionare
insieme in modo che puoi accedere ai tuoi dati in modo semplice e veloce.
Tratteremo ora brevemente le varie sfaccettature di Smartsheet
aiutandoti a familiarizzarti con l'uso dello strumento
Per prima cosa, diamo un'occhiata al layout.
Una parte della semplicità di Smartsheet deriva proprio dal layout.
Nella parte superiore, vedrai l'e-mail di login.
Cliccando su di essa puoi accedere al menu account.
Direttamente sotto si trova la scheda Home dalla quale puoi
accedere a tutti fogli di Smartsheet e gestirne l'organizzazione.
Qualsiasi foglio di Smartsheet aperto,
appare come una scheda accanto alla scheda Home
Percorriamo ora i tre diversi modi per creare un foglio in Smartsheet.
In primo luogo, puoi cliccare sulla scheda con un più verde
e selezionare NUOVO FOGLIO VUOTO.
Il foglio vuoto è molto generico e senza colonne pre-impostate.
Se preferisci non partire da zero,
i modelli offrono un modo semplice e veloce per iniziare
con colonne e le caratteristiche organizzative prestabilite,
progettate per un tipo specifico di lavoro.
Il foglio che viene creato può essere personalizzato in base alle tue esigenze.
La terza opzione è quella di importare dati esistenti
da un foglio di calcolo, da Google Doc, o da un file di Microsoft Project.
Questo crea un foglio Smartsheet nuovo di zecca
utilizzando nomi di colonna presi dai dati esistenti.
Ora diamo un'occhiata a Smartsheet con maggior dettaglio.
Alla sinistra si trova la barra degli strumenti
e al fondo si trovano gli strumenti specifici di Smartsheet.
Da lì puoi accedere alla maggior parte degli strumenti di collaborazione.
Per prima cosa, diamo un'occhiata più da vicino alle colonne.
Un foglio Smartsheet si compone di un insieme di colonne
ciascuna con un nome e un tipo di colonna.
Il tipo di colonna aiuta Smartsheet a capire meglio i dati,
ma è molto flessibile.
Anche se assegni un tipo di colonna,
puoi sempre inserire qualsiasi valore desiderato.
Per esempio, se stavo lavorando in una colonna di date
ma non conosco una data, posso inserire Da definire.
Per accedere al menu della colonna,
clicca sul triangolo in alto per rivelare il menu della colonna.
Qui troverai le opzioni per inserire o eliminare colonne
e anche per modificare le proprietà delle colonne.
Per spostare una o più colonne,
devi prima selezionarle e poi semplicemente
trascinarle nella loro nuova posizione.
Ogni foglio Smartsheet possiede una colonna principale.
Il suo titolo compare in grassetto rispetto alle altre intestazioni di colonna.
Smartsheet utilizza la colonna principale per descrivere la riga.
Così, per esempio, se utilizzi la funzionalità Invia riga,
Smartsheet usa i dati dalla colonna principale
come oggetto della mail che viene inviata.
Quando imposti il tuo foglio, pensa alla
colonna principale come titolo per ogni riga.
Sul lato sinistro del foglio
vi sono 3 colonne speciali che non possono essere spostate.
La prima serve ad aggiungere un file allegato a una riga.
La seconda serve ad aggiungere una discussione alla riga
e la terza serve ad aggiungere un richiamo alla riga.
Scendendo lungo la scheda vi sono righe con numeri di riga.
La selezione e lo spostamento delle righe funzionano in modo analogo
a quello per le colonne.
Clicca sull'intestazione della riga per selezionarla
e tieni premuto il tasto Ctrl per selezionarne più di una.
Quindi semplicemente trascinandola e rilasciandola,
puoi spostare la riga ovunque nel foglio.
Vedrai una piccola freccia blu
che punta sulla posizione che prenderà la riga dopo lo spostamento.
Per accedere al menu riga, clicca sul triangolo verde.
Qui troverai altre operazioni sulle righe quali
INSERISCI, ELIMINA e altro ancora.
Per inserire una nuova riga, puoi premere il tasto INS sulla tastiera.
Oppure dal menu riga, puoi inserire più righe.
Dopo aver creato il tuo foglio,
puoi inserire dati esistenti mediante copia e incolla.
I tasti da usare per incollare informazioni in Smartsheet
da un'applicazione esterna,
sono (Ctrl + C) per copiare e (Ctrl + V) per incollare.
Quando incolli in Smartsheet
se fai un solo clic sulla cella e quindi incolli,
i dati in essa contenuti vengono inseriti nella cella e in quelle adiacenti.
Se fai doppio clic su una cella, la cella passa in modalità di modifica,
incollando, tutti i dati vengono allora inseriti nella cella selezionata
Per inserire un'interruzione di riga in una cella,
tieni premuto il tasto Ctrl e quindi premi Invio.
Mentre modifichi una cella, se premi Invio,
ti sposti sulla cella successiva verso il basso.
Non devi preoccuparti di adattare l'altezza delle righe
perché Smartsheet lo fa automaticamente andare a capo.
Puoi creare una struttura semplice tra le righe.
È sufficiente selezionare la sotto-riga e utilizzare lo strumento di rientro.
Ora, puoi nascondere le sotto-righe cliccando sul piccolo segno.
Per sopprimere la struttura semplice, utilizza il pulsante Elimina rientro.
Per formattare le celle, utilizza i pulsanti sulla barra degli strumenti a sinistra.
Qui si trovano gli stili di testo,
i tipi di carattere,
l'allineamento,
il colore,
i numeri e le formule.
Se desideri inserire valori uguali in celle adiacenti
puoi trascinarli e riempire le celle
cliccando nell'angolo in basso a destra di una cella e trascinando
il bordo nelle celle in cui desideri inserire i dati.
Per ciascuna riga, puoi allegare un numero di file a piacere.
Basta cliccare sul graffetta nella colonna dei file allegati
e selezionare i file che desideri allegare.
Puoi caricarne fino a 10 alla volta, ma non c'è alcun limite globale.
Se hai bisogno di documentare o tenere traccia di un grande corpo di testo
troppo grande per una cella,
puoi utilizzare la colonna di discussione per incollare i dati.
Le discussioni sono un ottimo modo per tenere traccia dei corrispondenti
e della collaborazione su punti specifici del tuo foglio Smartsheet.
Per annullare le modifiche clicca semplicemente
sul pulsante Annulla o Ripristina sulla barra degli strumenti.
Puoi anche utilizzare (Ctrl + Z) per annullare e (Ctrl + Y) per ripristinare.
Tuttavia, quando clicchi su Salva o utilizzi (Ctrl + S)
non puoi più annullare le modifiche dopo aver salvato.
Smartsheet rende facile per gli altri
collaborare con te al tuo lavoro.
In Smartsheet, tutti i tuoi dati sono
privati fino a quando non li condividi con qualcun altro.
Per condividere un foglio, clicca sul pulsante di condivisione
sulla barra degli strumenti in basso.
La finestra di condivisione si apre
Clicca sul pulsante Condividi nella parte superiore della finestra,
quindi inserisci l'indirizzo e-mail delle persone con le quali desideri effettuare la condivisione.
Puoi possibile inviare un messaggio con l'invito,
è sufficiente cliccare su Condividi quando hai finito.
Il destinatario riceve un'e-mail contenente un link.
Quando clicca sul link, Smartsheet si apre nel browser.
Se esso non dispone di un account Smartsheet, riceve
un account gratuito e gli viene chiesto di scegliere la sua password.
Da quel momento in poi, può accedere a Smartsheet
con il suo indirizzo e-mail e la sua password
e non ha bisogno di un account a pagamento per collaborare ai fogli che condivide.
Ogni volta che inserisci un indirizzo e-mail
per condividere o inviare una voce da Smartsheet,
Smartsheet salva l'indirizzo e-mail nel tuo elenco di contatti.
Per visualizzare o modificare tale elenco,
clicca sul tuo indirizzo e-mail nell'angolo in alto a sinistra
e clicca su I miei contatti Smartsheet.
Da qui, puoi aggiungere i nomi agli indirizzi e-mail
o importare contatti da un'altra sorgente, come ad esempio Google o Outlook.
Ora, quando inserisci le prime lettere del nome o dell'e-mail di qualcuno,
un elenco a discesa appare per rendere più facile l'inserimento dei dati.
Un altro modo per consentire ad altri di visualizzare o modificare l'intero foglio
è di utilizzare la funzionalità Pubblica.
Clicca sul pulsante Pubblica in basso.
Qui puoi vedere le 3 diverse opzioni per pubblicare l'intero foglio
tra le quali una opzione che permette ad altri di modificare il foglio.
Puoi utilizzare il link qui di anteprima per vedere
ciò che vedrebbe un editor del foglio pubblicato.
Nota che egli può modificare i valori del foglio.
Dopo aver condiviso un foglio, vi possono essere alcune righe
o colonne che non vuoi permettere ad altri di modificare.
Puoi utilizzare la funzionalità di blocco per evitare che gli editor
modifichino le righe e le colonne bloccate.
Solo quelli con privilegi di amministratore sono in grado
di modificare le informazioni bloccate.
Ed ecco cosa un editor del foglio vedrebbe.
Nota che quando una cella è selezionata, l'elenco a discesa
non appare e la cella è evidenziata in grigio.
Puoi inoltre inviare un'istantanea del foglio intero
come file PDF o Excel.
Basta cliccare sul pulsante File e selezionare Invia come allegato
e scegliere a chi desideri inviarlo.
Se vuoi che qualcuno veda solo una parte delle righe del tuo foglio,
puoi inviare un'istantanea utilizzando la funzionalità Invia riga.
Basta selezionare 1 o più righe e dal menu Riga selezionare Invia riga.
Da lì puoi scegliere a chi inviarle.
Se vuoi che altri possano aggiornare il foglio,
ma non avere accesso all'intero foglio,
puoi utilizzare la funzionalità di richiesta di aggiornamento.
L'e-mail che viene allora ricevuta indica le informazioni sulle righe
e contiene un link che permette di aggiornarle o modificarle.
La funzionalità Smartforms consente di creare un semplice modulo web
che permette ad altri di inserire nuove righe di dati nel tuo foglio Smartsheet.
Quando salvi il modulo,
il link e il codice inserito per il tuo modulo vengono visualizzati qui.
Puoi utilizzare il link di anteprima per accedere
al modulo Smartform effettivo e collaudarlo.
Il modulo Smartform può essere caricato con il tuo colore e i tuo logo personali.
Quando crei più fogli,
puoi volerli organizzare per facilitarne l'accesso e la condivisione.
Ritornando alla scheda Home, tutti i fogli che hai creato
o condiviso possono essere trovati facilmente e mantenuti organizzati.
Quando clicchi sulla cartella Fogli sulla sinistra,
viene visualizzato a destra un elenco dei tuoi fogli.
Puoi ordinare l'elenco cliccando su una qualsiasi delle intestazioni di colonna.
Le cartelle sono facili da creare e utilizzare.
Clicca su Aggiungi nuovo e seleziona la cartella.
Dopo che la cartella è stata creata,
puoi creare i tuoi fogli direttamente nella cartella,
o trascinare e rilasciare i fogli esistenti nella cartella.
Ogni foglio che viene creato è privato
a meno che non venga creato in un workspace.
Con un workspace, puoi impostare le autorizzazioni una volta
e tutto nel workspace eredita quei livelli di autorizzazione.
Quando clicchi sull'icona Di mia proprietà,
viene visualizzato un elenco completo di tutti i fogli che possiedi.
Quando clicchi sull'icona Condivisi da me,
viene visualizzato un elenco completo di tutti i fogli
posseduti da altri e che sono stati condivisi con te.
Smartsheet ti rende facile controllare
tutte le cose che stai monitorando.
Puoi impostare dei promemoria per le date importanti
ed ricevere avvisi tramite e-mail.
Puoi facilmente impostarli
per una singola riga
o per un'intera colonna di date.
Quando altri modificano il tuo foglio,
puoi ricevere notifiche via e-mail relative alle loro
modifiche utilizzando la funzionalità Notifiche.
Puoi controllare la frequenza delle e-mail che ricevi
e specificare quali parti del foglio ti interessano.
Nota che non riceverai notifiche sulle modifiche apportate da te.
L'ordinamento e la ricerca di informazioni possono essere difficili,
specialmente quando lavori con altre persone,
su più progetti.
Smartsheet dispone di strumenti specifici costruiti proprio per questo scopo;
trovare rapidamente le informazioni.
La funzionalità Evidenzia modifiche consente di
vedere facilmente le modifiche apportate
nel periodo di tua scelta.
Ciò ti rende facile a vedere l'attività recente sul tuo foglio.
Dopo che le modifiche sono state apportate, i valori di ciascuna cella sono memorizzati
in una cronistoria delle celle in modo da permetterti di seguire i tuoi dati.
Non solo troverai il valore che è stato introdotto in ogni cella,
ma chi lo ha fatto e quando.
Potresti avere bisogno di alcuni valori di spicco,
per esempio vi sono voci che diventano a rischio.
Siamo in grado di utilizzare lo strumento di formattazione condizionale
per evidenziare la riga o una singola colonna.
Sono necessarie soltanto alcune semplici regole che possono essere impostate piuttosto rapidamente.
Per aiutarti a visualizzare i dati come vuoi,
puoi ordinare le righe di un foglio
sulla base dei dati di qualsiasi colonna.
Se vuoi vedere tutte le voci relative a qualcosa di specifico,
puoi filtrare la colonna.
Dal menu Colonna, clicca su Filtra colonna
e seleziona le voci che desideri visualizzare.
Ora, solo le righe che corrispondono ai criteri verranno visualizzate.
Per disattivare il filtro, clicca su Elimina filtro.
La funzionalità di reporting è simile alla colonna di filtro,
ma ti permette anche di consultare uno o
tutti i tuoi fogli e visualizzare solo le righe
che corrispondono ai criteri da te specificati.
Ciò rende più semplice vedere le voci simili contenute in diversi fogli Smartsheet.
Ad esempio, puoi facilmente creare un rapporto
per visualizzare tutti i compiti a te assegnati.
Le righe restituite sono dinamiche.
E puoi aggiornare le righe del rapporto
e quando salvi,
le modifiche vengono salvate nel fogli Smartsheet originale.
Questo ti consente di utilizzare un rapporto come lista di lavoro.
Con la funzionalità di ricerca,
puoi consultare tutti i dati
dei tuoi fogli e navigarvi facilmente.
Basta cliccare sul link di ricerca
e inserire il testo che desideri cercare.
Dai risultati della ricerca, puoi facilmente passare alla voce
che contiene il testo da te cercato.
La visualizzazione calendario ti permette di guardare le date del tuo foglio
in un layout stile calendario.
Questo ti permette di vedere giorni con molta
attività e i giorni senza attività.
La visualizzazione Gantt ti consente di guardare le date come una linea temporale.
Questo ti consente di vedere dove si sovrappongono le voci delle righe
o dove vi sono delle lacune nel mezzo.
Qui puoi anche stabilire dipendenze tra attività,
per indicare che la voce seguente non inizia
fino a quando la voce precedente non è trattata.
Il pannello di controllo ti consente di visualizzare in un colpo d'occhio:
i fogli Smartsheet che hai recentemente aggiornato,
i promemoria di prossima scadenza,
tutte le righe che hai segnato come preferite,
e un elenco di cose da fare per prendere appunti veloci
Grazie di aver seguito questo corso introduttivo su Smartsheet
Per scoprire più funzionalità di Smartsheet
o per trovare aiuto su un argomento particolare,
è sufficiente cliccare sul link Guida
e troverai semplici suggerimenti visivi mentre lavori in Smartsheet.
È inoltre possibile leggere consigli di guida
o guardare in profondità un video per uno strumento specifico.
Tutto per la tua massima comodità.
Se hai qualche idea da sottoporci,
saremmo lieti di sentire i tuoi commenti.
A Smartsheet, stiamo continuamente cercando di
migliorare il nostro prodotto ascoltando i nostri clienti
mentre miglioriamo e progettiamo nuovi strumenti per la questa nostra era digitale.
Tutto questo è Smartsheet.