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Diamo un'occhiata agli Allegati in Smartsheet
La funzione Allegati di Smartsheet fornisce
l'accesso facile con un clic ai file e alle risorse on-line
associati al lavoro che stai monitorando.
Allega file da qualsiasi computer o sito web
e visualizzali da qualsiasi smartphone o iPad.
Per iniziare, clicca sulla graffetta in una qualsiasi riga
e si apre la finestra Allegati di riga.
Qui troverai i pulsanti per inviare allegati esistenti,
caricare nuovi file o allegati dalle risorse on-line.
Per caricare file dal tuo computer, clicca sul pulsante 'Carica'
e seleziona semplicemente i file da allegare.
Quando i file sono selezionati, clicca su 'Apri' e inizia il caricamento del file.
Una finestra di avanzamento mostra le informazioni sulle dimensioni del file
e lo stato dei file da caricare.
Dopo il caricamento dei file, essi appaiono nella finestra degli allegati.
Per ogni allegato possiamo vedere un nome,
quando è stato allegato,
chi l'ha allegato,
le dimensioni e la sua posizione nel foglio.
Per modificare i file caricati, dobbiamo scaricare il file
e aprire il programma in cui è stato creato, in questo caso Microsoft Word,
risalvarlo
e caricare una nuova versione.
Non appena le nuove versioni vengono caricate, un piccolo indicatore
indica il numero totale di versioni. Cliccando sull'indicatore
possiamo vedere un elenco di tutte le versioni e quando sono state caricate,
anche quando il nome del file viene modificato.
Il pulsante 'Allega da' è il punto in cui possiamo allegare i link alle risorse on-line
ad esempio un documento Google o un URL web.
Ora possiamo selezionare un 'documento Google' dall'elenco cliccandoci sopra
Oppure possiamo creare un nuovo documento Google, un foglio di calcolo o una presentazione.
Proseguiamo e selezioniamo 'Progetto Bellevue' nell'elenco.
Ora, poiché questo allegato è una risorsa on-line, non deve essere caricato.
Funziona come un link e si apre in un browser web
piuttosto che dover scaricare, risalvare e caricare una nuova versione.
Dopo aver caricato o creato link con i nostri allegati, ci sono diverse cose che possiamo fare.
Possiamo inviare l'allegato via e-mail cliccando sull'icona dell'e-mail
e si apre la finestra Invia allegato.
Basta inserire l'indirizzo e-mail del destinatario, ci metteremo in copia e lo invieremo.
Ora Smartsheet invierà i link agli allegati piuttosto che i file effettivi.
Questo aiuta ad accedere agli allegati più
rapidamente evitando completamente le limitazioni degli allegati e-mail.
E per sicurezza gli allegati hanno una data di scadenza.
Cliccando sulla freccia è disponibile un menu per ogni allegato,
o cliccando col tasto destro del mouse in qualsiasi punto dell'allegato.
La casella di spunta a destra consente molteplici azioni sul file,
dove puoi scaricare, inviare per e-mail o cancellare più di un file.
La scheda Allegati visualizza ogni
allegato da ogni riga all'interno del foglio in cui stai lavorando.
E possiamo allegare file da questa finestra, senza dover utilizzare una riga specifica.
Se si clicca sul nome dell'allegato, l'allegato si scarica automaticamente
se è un file caricato, si apre in un browser web se era collegato a una risorsa on-line,
o apre una finestra di anteprima se si tratta di un file di immagine standard.
Mantenere tutto il lavoro in un'unica posizione
Tutto questo è possibile con gli Allegati in Smartsheet.