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Che tu sia l'assistente di qualcuno o stia semplicemente sostituendo il tuo superiore per una settimana,
potresti trovarti a dover pianificare e coordinare gli eventi per conto di qualcun altro.
In questo breve video, utilizzeremo come esempio l'utente delegato Dave e il suo superiore Meredith per spiegare come Dave può diventare utente delegato del calendario del suo superiore
e inviare un invito a un collega, Frank.
A questo scopo, Meredith deve assegnare a Dave l'accesso diretto ai calendari che lui dovrà gestire.
Dopo aver ottenuto l'accesso, Dave può creare nuovi eventi per Meredith, modificare gli eventi esistenti e accettare o rifiutare gli inviti per suo conto.
Non può però modificare le impostazioni dell'account Calendar e accedere ai contatti di Meredith o utilizzarne l'elenco attività. Vediamo come funziona...
Per concedere l'accesso a un delegato, il superiore, nel nostro caso Meredith, deve prima accedere al proprio account Google Calendar.
Fa clic sull'icona ingranaggio e seleziona Impostazioni dal menu.
In Calendari, Meredith seleziona il calendario da delegare al suo assistente Dave e fa clic sul link Condivisione.
Meredith inserisce l'email di Dave, seleziona "Fare modifiche e gestire opzioni di condivisione" come livello di autorizzazione e salva le modifiche.
Quando Dave accede e apre il proprio calendario, vede il nome di Meredith nell'elenco "I miei calendari".
Gli eventi di Meredith ora sono visualizzati nel calendario di Dave, ma lui può nasconderli in qualsiasi momento facendo clic sul nome di Meredith.
Dave decide di cambiare il colore del calendario di Meredith per differenziarlo meglio rispetto al proprio.
Desidera inoltre essere informato delle modifiche agli eventi di Meredith, quindi decide di impostare le notifiche.
Apre il menu del calendario, fa clic su Promemoria e notifiche e seleziona alcune opzioni.
È fondamentale che sia informato nel caso in cui gli eventi vengano modificati o annullati all'ultimo minuto. Dave decide allora di ricevere le notifiche via sms nel caso in cui non sia alla scrivania.
Dave sceglie inoltre di ricevere ogni mattina nella propria Posta in arrivo l'agenda di Meredith, per poterne pianificare meglio la giornata.
Oltre alle notifiche per gli eventi nuovi o modificati, Dave decide di impostare promemoria predefiniti per tutti gli eventi sul calendario di Meredith.
Aggiunge un promemoria che verrà visualizzato come popup 10 minuti prima di ciascun evento di Meredith e un altro promemoria che gli verrà inviato via email un'ora prima di ogni riunione.
Le notifiche e i promemoria sono visibili solo per Dave; se Meredith desidera ricevere notifiche o promemoria per le proprie riunioni deve configurarli nelle proprie impostazioni.
Ora che Dave ha configurato il calendario di Meredith, è pronto per creare un evento a suo nome.
Dave crea l'evento come al solito, ma prima di salvarlo seleziona il calendario di Meredith invece del proprio.
L'evento cambia colore per indicare che ora fa parte del calendario di Meredith.
Dave modifica l'evento per inserire più dettagli, invitare ospiti e configurare una videochiamata.
A questo punto, quando Frank accede al proprio account, riceve un invito nella Posta in arrivo e l'evento è visibile anche sul suo calendario.
Quando Frank apre l'invito, può vedere che Meredith è l'organizzatore dell'evento ma che l'invito è stato inviato da Dave per suo conto.
Per qualsiasi domanda, consulta il nostro Centro didattico all'indirizzo learn.googleapps.com.